Scopri come lavora e come collaborare con un’assistente virtuale
Se chiedi a ChatGPT, l’assistente virtuale è un programma basato sull’Intelligenza Artificiale, che ben presto diventerà “il compagno indispensabile nella nostra costante ricerca di efficienza e di successo”.
Se dovessi rivolgere la stessa domanda ad un mio vicino di casa, invece, ti risponderebbe che “è qualcuno che lavora al computer, che però ha la partita iva e che sta sempre in casa”.
Possiamo dire che il vicino e ChatGPT hanno entrambi torto e ragione, ma andiamo per gradi.
Chi è l’assistente virtuale
E’ una figura professionale che opera al servizio di liberi professionisti, ma anche di piccoli imprenditori e realtà aziendali più grandi e strutturate. Si prende carico di tutte quelle attività collaterali che sono indispensabili sì, ma che non richiedono necessariamente un intervento diretto del professionista o del titolare d’impresa.
Cosa fa
La sua prima comparsa nel panorama italiano risale al decennio scorso, ma negli ultimi anni la schiera di assistenti virtuali è sempre più numerosa.
E’ bene chiarire, però, che non sono – non siamo – tutte uguali.
Ognuno (nel 99% dei casi parliamo di donne) ha una specializzazione diversa, quindi opera in ambiti differenti:
- Amministrazione e contabilità: gestione delle fatture di vendita e di acquisto, di scadenze e pagamenti, registrazioni di contabilità, riconciliazione bancaria, archiviazione e report per commercialisti)
- Customer care e back office commerciale: gestione dei rapporti con i clienti e dei servizi pre/post vendita, redazione di offerte e preventivi, spedizioni, gestione di e-commerce
- Segreteria smart: redazione, trascrizione e revisione testi, ricerche di mercato, call conoscitive
- Assistenza personale: gestione delle agende, organizzazione di viaggi ed eventi
- Marketing e Comunicazione: cura e pubblicazione di contenuti per le varie piattaforme e i profili social.
Come lavora
Salvo casi particolari, generalmente lavora da remoto.
C’è chi utilizza spazi di coworking, chi allestisce un vero e proprio ufficio nella propria abitazione. E, parola d’onore, quando ci entra, chiude la porta e tutto il resto fuori.
Poi, certo, se c’è l’occasione di incontrare dal vivo un cliente, perché no. Ad ogni modo, non è un’abitudine e, come si dice, ognuno sta a casa propria.
Per superare le distanze e lavorare “a fianco” dei propri clienti, si utilizzano, ovviamente, degli strumenti digitali. Software, piattaforme, programmi gestionali.
Ciò che è necessario per condividere, gestire, rendere disponibile in tempo reale ogni intervento e informazione.
Tutto viene scelto e concordato di volta in volta, con ogni singolo cliente.
Lo stesso vale per le modalità di comunicazione.
Sì, perché l’assistente virtuale è sempre a fianco dei suoi clienti, ma lo fa in modo discreto ed efficiente.
Si collabora per rendere il lavoro più efficiente, senza disturbarsi a vicenda.
Per questo motivo, ogni assistente virtuale avrà premura di stabilire, insieme ai suoi clienti, come verrà impostata la comunicazione e la condivisione delle varie informazioni.
Ogni assistente virtuale lavora con più clienti, segue molteplici progetti nello stesso periodo di tempo.
Per fare questo deve possedere delle doti-veramente-spiccate- di organizzazione e time management.
Quali vantaggi offre, collaborare con un’assistente virtuale
- Flessibilità dei costi. Dato che l’assistente virtuale è una figura freelance, con partita Iva. Questo significa non avere costi fissi e ricevere regolare fattura solo per il lavoro effettivamente svolto.
- Professionalità. Ogni assistente virtuale vive grazie alla soddisfazione dei propri clienti. Quindi ha interesse nel fornire un servizio di qualità e si forma continuamente per poterlo fare. Oltre al fatto che, generalmente, le persone che scelgono questa professione, sono di indole curiosa e propense al continuo miglioramento personale.
Sì, ci piace studiare.
- Competenze trasversali: per ogni problema, si cerca una soluzione. Ogni assistente virtuale è specializzata in un determinato settore. Ma, collaborando con diverse realtà imprenditoriali, ha sviluppato delle competenze trasversali, che la rendono una figura flessibile e in grado di trovare soluzioni su misura per ogni problema e necessità.
- Migliora la qualità del lavoro. La missione di ogni assistente virtuale è proprio questa. Aiutare i clienti a far crescere i loro progetti, restituendo loro tempo ed energie, per le cose che contano.
Cosa non è, cosa non fa.
Tornando per un momento al vicino di casa e a Chatgpt, prima di contattare un assistente virtuale, è bene ricordarsi che:
- Virtual assistant non significa dipendente con la partita iva. Con ogni cliente vengono concordati tempi, modi e disponibilità per il lavoro da gestire.
- Non ci sono software da addomesticare, ma persone che lavorano insieme, con mutua gioia e soddisfazione. E, soprattutto, operano sullo stesso livello. Ogni collaborazione è fonte di crescita e arricchimento reciproco.
- Purtroppo, a volte, ha ragione il vicino di casa. Forse passiamo molto tempo nel nostro ufficio. Ma facciamo del nostro meglio, per migliorare.
Per concludere, come scegliere l’assistente virtuale
Assistente deriva da “assistere” (Dal latino – stare vicino/ come cita il dizionario Treccani). Nella sua forma attiva, il verbo assistere significa “stare vicino a qualcuno per aiutarlo”.
E’ proprio questo che fa l’assistente virtuale; lavora al tuo fianco, per aiutarti. Si prende cura del tuo progetto, della tua attività, delle tue necessità.
Quindi, quando hai individuato le competenze che ti servono (amministrazione, comunicazione, marketing, ecc) cerca una persona che sia in linea con i tuoi valori.
Richiedi una call gratuita, parla e chiediti se ti senti in sintonia con questa persona. Se è esattamente quella che vorresti al tuo fianco, in un momento di necessità.
Quando l’avrai individuata, puoi iniziare una breve collaborazione, con piccole mansioni di breve durata. Un periodo di prova, per testare i metodi di lavoro e di comunicazione tra di voi.
Se il tuo progetto riceve tutte la cura e l’attenzione che vorresti dedicargli tu, se senti che questa collaborazione porta maggiore serenità nella tua vita professionale, significa che hai scelto la persona giusta per te.
Così, per tornare al nostro amato Treccani (ho una passione sfrenata, lo ammetto), il potenziale racchiuso nella parola “ Virtuale “diventa realtà. E raggiunge il suo significato originario, diventando “Virtù, forza, potenza”.
Se vorresti davvero iniziare a delegare qualcosa, ma non sai come farlo, scrivimi. Ti invierò una GUIDA GRATUITA per iniziare a muovere i primi passi!