Intervista con Antonella Cafaro.
Ho appuntamento con Antonella alle 17,30. Ci uniscono due tisane fumanti, ci separano 400 km. Lavoriamo fianco a fianco, con un mix di sintonia e coordinazione che non sempre è replicabile, nemmeno tra colleghe di scrivania. Nelle giornate più esilaranti, ci ripetiamo che la pazienza è la virtù dei forti, in altre che forse è meglio cercare di coltivare altre virtù.
Non è un mistero, sei stata per me una guida preziosa. Ormai sei una figura senior nel panorama delle assistenti virtuali, in Italia. Sei specializzata in back office amministrativo, ma ti occupi anche di mentoring per coloro che desiderano intraprendere questa professione. Tu come hai cominciato?
Ho 20 anni di esperienza come lavoratrice dipendente. Dieci anni fa ho deciso di prendere una direzione diversa. Ho impacchettato tutto il mio bagaglio di competenze e l’ho portato online, per aiutare imprenditori e liberi professionisti nella gestione della loro sfera amministrativa.
Come sai, Questo è un blog che parla di tempo e di organizzazione. Condividiamo le nostre esperienze, raccogliamo consigli, ci lasciamo ispirare da chi ha storie simili alle nostre o a quelle che vorremmo vivere. Ci descrivi la tua giornata tipo?
Sveglia abbastanza presto, seguita un po’ di yoga. Indispensabile, per iniziare la giornata, una lunghissima colazione in solitaria. La mattina ho sempre una fame da lupi e ho bisogno di questo mio spazio per accendere i motori e carburare. Sbrigo velocemente alcune faccende domestiche, per iniziare a lavorare intorno alle 8.30/9.00. Concentro nella mattinata le attività più impegnative, che richiedono maggiore concentrazione. Per prima cosa controllo che non ci siano emergenze o richieste particolarmente urgenti.
Dopodiché, mi occupo delle attività prefissate, per ogni cliente. Lavoro con una bella dose di concentrazione, fino alle 13.00 circa.
Mi piace dedicare una lunga pausa pranzo alla mia famiglia e raccogliere il privilegio delle chiacchere con i miei figli.
Nel pomeriggio ho bisogno di dedicarmi a compiti più leggeri, che mi permettano di essere più flessibile, disponibile per servizio taxi e commissioni varie, e per assecondare il calo delle mie energie.
Intorno alle 18.00 stacco il pc e mi disconnetto dal lavoro.
Come assistenti virtuali, gestiamo clienti e progetti diversi tra loro, nello stesso periodo di tempo. Dobbiamo per forza di cose essere organizzate, o imparare a farlo in tempi brevi. Perchè ovviamente non abbiamo il dono dell’ubiquità e non possiamo svolgere più lavori contemporaneamente. Quindi dobbiamo saperli pianificare e collocarli nel tempo a disposizione. Tu come ti organizzi? Hai l’abitudine di pianificare la tua settimana?
Certamente. ho una linea guida fissa, in base alla quale organizzo le mie attività. ogni cliente è una realtà a sé. Ad ognuno dedico degli slot di tempo prestabiliti, nell’arco della settimana. Alcuni richiedono il mio intervento ogni giorno, altri magari anche due volte al giorno. Ci sono delle scadenze da rispettare per ognuno, quindi da inserire via via nell’arco delle settimane.
Quindi ogni nuovo cliente comporta una variazione nella tua linea guida e, viceversa, la tua linea guida ti orienta per l’inserimento di nuovi clienti?
Esattamente. Ad ogni nuovo cliente (o variazione con un cliente esistente), corrisponde un adeguamento della mia linea guida.
Il segreto di un’organizzazione che funziona, è sicuramente la flessibilità.
Saper pianificare le proprie attività in funzione delle proprie esigenze e farlo in maniera sostenibile, è frutto di esperienza, di allenamento e di momenti in cui ci si dice” ok, proviamo a cambiare qualcosa, perchè così non va”.
Magari mettiamo in atto dei cambiamenti senza rendercene conto, giorno dopo giorno e ci ritroviamo, a distanza di tempo, con un sistema di organizzazione diverso da quello che avevamo prima.
Perchè qualcosa in noi è cambiato, e abbiamo avuto la capacità di adattare tutto il resto.
Se pensi alla tua giornata tipo di qualche anno fa, ci sono stati dei cambiamenti?
Certamente. Quando ho iniziato la mia attività da freelance ero più giovane, avevo più energie a disposizione. Il carico di lavoro era inferiore. Mi capitava spesso di voler rispondere alle richieste dei clienti immediatamente. Questo significava dover lavorare anche dopo cena. Ora ho imparato a capire che le mie energie non sono più quelle di prima, che il carico di lavoro è aumentato e che quindi non può più essere gestito in quel modo.
Se avessi la bacchetta magica e, oggi stesso, potessi “ fare tutto”, cambieresti qualcosa?
Se potessi tutto, eliminerei gli imprevisti e i cambi di programma. perchè mi destabilizzano.
Come reagisci di fronte agli imprevisti e ai cambiamenti di programma?
In prima battuta, mi irrito. Ovviamente, tutto dipende dall’entità dell’imprevisto. Se si tratta di un contrattempo di breve durata – oppure, se sono particolarmente fresca e riposata – non me la prendo particolarmente. Ma se l’imprevisto di turno mi rompe i piani di mezza giornata, che poi devo riprogrammare, allora mi arrabbio più facilmente, perché so che poi, per recuperare, mi toccherà lavorare fino a tardi o rinunciare a qualcos’altro.
Quali abitudini o quali regole sono imprescindibili per la tua organizzazione?
Sicuramente Asana. Con questo strumento posso pianificare, settimana per settimana, i task da svolgere per ogni cliente. All’inizio della settimana posso verificare quanto è corposo il carico di lavoro e distribuirlo di conseguenza. Indispensabile anche Toggl, che ormai utilizzo anche per le cose personali. Mi capitava di trascorrere intere giornate davanti al pc e di vedere che, in realtà, le ore dedicate ai clienti erano la metà. Quindi ho iniziato a monitorare quanto tempo dedico a tutte le incombenze extra lavorative: prenotazioni telefoniche, acquisti online, telefonate, mail, ecc. così mi sono resa conto che, tutte quelle ore spese al computer ma “non fatturate” non sono andate perse, ma hanno un valore diverso. Sono dedicate alle esigenze della mia famiglia. Forse ho capito a chi potrei presentare il conto!
Ti capitano mai dei momenti in cui ti sembra di avere perso la rotta e non sai più quale direzione prendere?
Eccome! Capitano i momenti di crisi, magari quando ci sono alcune questioni familiari, oppure problemi di salute che mi tolgono energie e lucidità. ho imparato che, in questi momenti, la sola cosa che posso fare è galleggiare.
Faccio ciò che è nelle mie possibilità per risolvere il problema e, nel frattempo, cerco di “traghettarmi” dall’altra parte, occupandomi delle priorità. Un tempo mi agitavo di più. Ora so che sono momenti passeggeri, e che prima o poi si risolveranno. Non serve affannarsi.
La carriera di un freelance, difficilmente è lineare. E, così come nella vita, le cose a volte non sono come ci sembravano, o non vanno come le avevamo programmate. Questo a volte può generare smarrimento, sensi di colpa, o innescare altri meccanismi paralizzanti. Tu come fai? se ti rendi conto che un obiettivo che ti eri prefissata non è più importante o realizzabile, come reagisci?
Mi è capitato che un servizio sul quale avevo lavorato non partisse o non funzionasse. oppure che un progetto sul quale avevo lavorato ad un certo punto smettesse di interessarmi. Non ho problemi ad accettarlo e a cambiare direzione. Quello che cerco di fare è di trarre tutto l’insegnamento possibile dai progetti che non funzionano, cercando di capirne le motivazioni. e, in ogni caso, porto sempre con me tutte le cose nuove che ho imparato nel percorso.
Tre consigli che avresti voluto ricevere in passato e ti avrebbero permesso di vivere meglio il tuo tempo
1. Un lavoro ben fatto è sufficiente. Perfetto non esiste, non serve.
2 il multitasking è il Male assoluto, e va evitato. – Oltre al fatto che neanche questo esiste, aggiungo io. – Appunto – .
3 Impara a dire di no. A clienti, amici, familiari, conoscenti. Ci sono dei limiti, impara a farli rispettare.
La tisana è finita, resta ancora una domanda.
Se dovessi utilizzare tre immagini per descrivere il tuo “tempo di qualità”, quali sarebbero?
1 Sorseggiare una tisana o un caffè. Sia che lo stia facendo in un momento di pausa, sia durante il lavoro, per me sorseggiare la tisana è sinonimo di tranquillità e di consapevolezza del momento presente.
2 La mia Agenda. Forse non si dovrebbe dire, ma sono una fan del cartaceo, la mia agenda è un’alleata insostituibile.
3 Spotify. Per me la musica è associata alle camminate all’aperto, allo svago. Generalmente lavoro sempre nel silenzio assoluto. Ma quando riesco a tenere un sottofondo musicale mentre sono in ufficio, significa che in quel momento sono davvero serena e rilassata.
E’ sera, domani è venerdì. Prima di salutarci, pianifichiamo brevemente i task in comune, per la prossima settimana.
Comunque ho una confessione da fare. Anche io, sono del team “Agenda”. Il venerdì sera, prima di spegnere il computer, mi preparo con la penna, per la settimana che verrà..